Огромную роль в деле налаживания широкого распространения официальной информации могла бы сыграть библиотечная система. Библиотека - это важнейшее звено реальной информатизации страны, это средство против монополизации российского рынка CD-ROM и мультимедиа, это значимый в социальном плане шаг по социальной диверсификации российского мультимедиа [8].

   В нашей стране сеть библиотек является одним из наиболее распространенных и действенных общественных институтов, призванных предоставить каждому свободный доступ к отечественным и мировым информационным ресурсам, в том числе фондам официальных документов.

   Принципы доступа к информации тесно связаны с пониманием роли библиотек и других организаций, обеспечивающих этот доступ. Именно библиотеки занимают важнейшее место в современном информационном мире, т. к. их основные функции - это сбор и распространение информации и знаний. Вместе с тем с развитием Internet, появлением других новых источников информации библиотека должна четко и быстро переориентироваться и разработать новую стратегию развития и предоставления информации и услуг пользователям. Не случайно во многих библиотеках вместо традиционного обозначения «читатель» используется понятие «пользователь» или «исследователь» [9].

   В национальных и федеральных отраслевых библиотеках, Библиотеке Президента Российской Федерации, Парламентской библиотеке Российской Федерации, библиотеках юридических учреждений, региональных библиотеках накоплены богатые фонды официальных изданий. Но, к сожалению, использование таких фондов, а также их оперативное пополнение организованы малоэффективно. Отсутствует информация об этих фондах, не унифицирована каталогизация официальных документов, отсутствует единая универсальная система классификации этих документов, слабо развита система информирования о переизданиях и отмене нормативных актов, не разработаны критерии отбора официальных документов на депозитарное хранение.

   Работа с официальными документами затруднена и тем, что они, как правило, не выделены в отдельный фонд, не ведется их самостоятельный учет. Такие документы рассредоточены по исторически сложившимся фондам и собраниям.

   Целостная нормативная база, комплексно регулирующая вопросы установления статуса официальных документов, порядка их издания, хранения и распространения, еще не сформировалась, возможно, и потому, что к настоящему времени не сложилось общепринятого понятия «официальные издания», «официальный документ» [10]. В нашей стране широко использовались термины «ведомственные издания», «ведомственная литература», «документальные издания», «нормативные издания», «официальная литература», «официально-справочные издания», «правительственные издания», «правительственные и ведомственные издания». За рубежом наиболее распространены термины «официальные издания», «правительственные издания», «ведомственные издания». Содержание этих изданий, по мнению Дж. Чайдуса, во многом совпадает, и их следует понимать как однозначные. В 1982 году на 48-й сессии ИФЛА (Монреаль) термины «официальные издания» и «правительственные издания» было решено рассматривать в качестве синонимов. В дальнейшем в работе будет использоваться традиционное определение официальных документов как произведений печати, публикуемых от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящих законодательный, нормативный, директивный или информационный характер (Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).

   Общим критерием отнесения документов к официальным независимо от их содержания является статус издающего органа. Таковыми являются органы государственной власти и местного самоуправления как они определены в Конституции Российской Федерации.

   Исходя из этого положения, к официальным документам можно отнести [10]:

• нормативные правовые документы (законы, указы, постановления, распоряжения и т.д.);
• собрания, сборники законодательных и других нормативных правовых документов;
• управленческую документацию (протоколы заседаний государственных органов, стенографические отчеты, бюллетени, речи, выступления, обращения, послания, декларации, решения), если она опубликована в официально зарегистрированных изданиях;
• документы судебных органов (постановления пленумов высших судебных органов, сборники судебной практики и т.п.);
• опубликованные государственными органами отчетные и статистические материалы;
• международные документы (договоры, соглашения, конвенции и их сборники);
• официальные документы государств-участников СНГ и зарубежных стран (нормативные правовые акты и их сборники);
• государственные кадастры, регистры, красные книги редких и исчезающих животных и растений и т.п.;
• справочники, официальные списки (информация о структурах органов, об административно-территориальных делениях и т.п.), классификаторы;
• опубликованные документы общественных организаций и объединений (программы, уставы партий, резолюции и решения съездов и т.п.).

   Кроме того, в соответствии с установленным порядком органы государственной власти Российской Федерации и органы государственной власти субъектов Российской Федерации доставляют в Парламентскую библиотеку Российской Федерации после утверждения и регистрации (простановки регистрационного номера и гербовой печати) по два обязательных бесплатных экземпляра официальных документов, которые включаются в списки рассылки документов несекретного характера.